Hysbysiad Preifatrwydd Data Personol

Diben yr hysbysiad hwn yw eich helpu i ddeall sut a pham yr ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol a’r hyn yr ydym yn ei wneud â’r wybodaeth honno. Mae hefyd yn esbonio’r penderfyniadau y gallwch eu gwneud am eich gwybodaeth eich hun.

Os ydych wedi cael eich cyfeirio at Hafan Cymru gan sefydliad arall (megis Awdurdod Lleol neu asiantaeth arall megis Cymorth i Fenywod) bydd wedi trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i ni fel y gallwn ddarparu gwasanaeth i chi. Yn yr achos hwn, bydd y sefydliad a’ch cyfeiriodd at Hafan Cymru hefyd yn penderfynu at ba ddiben ac ym mha fodd y bydd unrhyw ddata personol sy’n ymwneud â chi a’ch teulu yn cael eu prosesu.

 

Beth yw “gwybodaeth bersonol”?

Gwybodaeth bersonol yw gwybodaeth sydd gan Hafan Cymru amdanoch y gellid ei defnyddio i’ch adnabod. Mae hyn yn cynnwys eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad, yn ogystal â phethau megis manylion iechyd a chofnodion ynghylch y mathau o anghenion yr ydych yn awyddus i ni eich cynorthwyo â nhw. Mae’n bosibl y bydd Hafan Cymru hefyd yn cofnodi eich crefydd neu’ch grŵp ethnig. Mae ffotograffau a recordiadau teledu cylch cyfyng (CCTV) a fideo ohonoch hefyd yn wybodaeth bersonol.

 

Sut a pham y mae Hafan Cymru yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol?  

Rydym yn cael eich gwybodaeth bersonol gennych chi (er enghraifft trwy ffurflen gais neu asesu yr ydych wedi’i llenwi), neu gan asiantaeth sydd wedi eich cyfeirio at Hafan Cymru (Awdurdod Lleol neu’r Heddlu, er enghraifft).

Rydym yn casglu’r wybodaeth hon er mwyn ein cynorthwyo i ddarparu’r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt, i helpu i’ch cadw chi a’ch teulu yn ddiogel ac i roi gwybod i’r comisiynwyr sy’n ein hariannu (megis Awdurdodau Lleol, Llywodraeth Cymru a Chomisiynwyr Heddlu a Throseddu) ein bod yn gwneud yr hyn y maent wedi gofyn i ni ei wneud yn ein contractau â nhw. Dyma rai enghreifftiau:

  • Rydym yn defnyddio teledu cylch cyfyng i sicrhau bod y prosiect tai lle rydych yn byw yn ddiogel. Ni ddefnyddir teledu cylch cyfyng mewn mannau preifat megis yn eich fflat, dim ond yn y rhannau cymunedol.
  • Mae angen i ni adrodd ynghylch rhywfaint o’ch gwybodaeth i’ch Awdurdod Lleol. Er enghraifft, mae’n rhaid i ni ddweud wrth Dîm Cefnogi Pobl eich Awdurdod Lleol eich bod yn cael gwasanaethau gan Hafan Cymru, neu roi gwybod i’r tîm hwnnw neu i asiantaethau eraill os oes gennym unrhyw bryderon am eich lles chi neu’ch teulu.
  • Efallai y bydd arnom angen gwybodaeth am unrhyw orchmynion llys neu faterion troseddol sy’n ymwneud â chi, a hynny er mwyn i ni allu diogelu eich lles chi a’ch teulu, yn ogystal â lles tenantiaid eraill os ydych yn byw yn un o’n heiddo a rennir.
  • Os ydych yn dod o wlad arall, mae’n rhaid i ni sicrhau bod gennych yr hawl i aros yn y DU. Efallai y bydd yn rhaid i ni ddarparu gwybodaeth i Fisâu a Mewnfudo y DU, sy’n rhan o Lywodraeth y DU.
  • Gan ddibynnu lle y byddwch yn mynd pan fyddwch yn ein gadael, efallai y bydd angen i ni drosglwyddo eich gwybodaeth fel y gall asiantaeth arall ddiogelu eich lles chi a’ch teulu, ac fel y gall ddarparu’r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt.
  • Efallai y bydd angen i ni rannu gwybodaeth â’r heddlu neu gynghorwyr cyfreithiol eraill er mwyn cynorthwyo ag ymchwiliad. Pan fydd angen i ni wneud hyn, byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf, ac ni fyddem yn trosglwyddo unrhyw ddata personol iddynt pe na byddech am ganiatáu hynny.
  • O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio ymgynghorwyr, arbenigwyr a chynghorwyr eraill i gynorthwyo Hafan Cymru i gyflawni ei rwymedigaethau, i lunio adroddiadau neu ymchwilio i’r modd y gallwn wella ein gwasanaethau, ac i helpu i redeg Hafan Cymru yn briodol. Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth â nhw os yw hyn yn berthnasol i’w gwaith, ond byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd yn gyntaf, ac ni fyddem yn trosglwyddo unrhyw ddata personol iddynt pe na byddech am ganiatáu hynny.
  • Dim ond pan fydd gennym reswm da dros wneud hynny y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â phobl a sefydliadau eraill. O dan amgylchiadau eithriadol, efallai y bydd angen i ni ei rhannu’n ehangach nag y byddem yn ei wneud fel arfer.
  • Dim ond gyda’ch caniatâd penodol y byddwn yn defnyddio ffotograffau neu fideos ohonoch ar gyfer deunyddiau cyhoeddusrwydd, a gallwch bob amser wrthod rhoi caniatâd.

 

Ein seiliau cyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth

Mae’r adran hon yn cynnwys gwybodaeth am y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt wrth drin eich gwybodaeth.

Mae gan Hafan Cymru yr hawl gyfreithiol i gasglu a defnyddio data personol sy’n ymwneud â chleientiaid, defnyddwyr gwasanaethau, tenantiaid a’u teuluoedd, ac mae’n bosibl hefyd y cawn wybodaeth amdanynt gan asiantaethau eraill, megis Awdurdodau Lleol. Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol er mwyn bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, gofynion cytundebol a buddiannau dilys fel y’u hamlinellir yn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ac yng nghyfraith Cymru a’r DU, gan gynnwys y rheiny sy’n ymwneud â’r materion canlynol:

Rhwymedigaeth Gyfreithiol

 

Dyma’r adeg pan fydd ar Hafan Cymru angen defnyddio eich gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith, er enghraifft i roi gwybod i’r Gwasanaethau Plant am bryder ynghylch eich lles. Efallai hefyd y bydd yn rhaid i ni ddatgelu eich gwybodaeth i drydydd partïon megis y llysoedd, yr Awdurdod Lleol neu’r heddlu pan fydd rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny.

Yn benodol, mae gan Hafan Cymru rwymedigaethau cyfreithiol i:

  • Ddiogelu a hybu eich lles chi a’ch teulu, a lles tenantiaid eraill sy’n byw yn yr un llety a rennir â chi.
  • Sicrhau bod pawb yn cael gwasanaeth teg ac anwahaniaethol gennym.

Contract

 

Mae hyn yn golygu bod prosesu data personol yn angenrheidiol er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cytundebol i chi, ac eithrio pan fo’r prosesu yn annheg i chi.

Yn benodol, mae gan Hafan Cymru rwymedigaethau cytundebol:

  • Gyda’r comisiynwyr a’r arianwyr mewn perthynas â darparu gwasanaeth;
  • I ddarparu’r gwasanaethau y gofynnwyd amdanynt i gleientiaid, defnyddwyr gwasanaethau a thenantiaid.

Buddiannau dilys

Mae hyn yn golygu ei bod yn angenrheidiol prosesu data personol ar gyfer buddiannau dilys Hafan Cymru, ac eithrio pan fo’r prosesu yn annheg i chi.

Yn benodol, mae gan Hafan Cymru ddiddordeb cyfreithlon i:

  • Hyrwyddo diben a gweithgareddau Hafan Cymru;
  • Rhedeg ein busnes yn effeithlon a chynllunio ar gyfer y dyfodol;
  • Sicrhau y cydymffurfir â holl rwymedigaethau a chyfrifoldebau cyfreithiol perthnasol Hafan Cymru.

 

Rhaid i Hafan Cymru hefyd gydymffurfio ag amod ychwanegol pan fyddwn yn prosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol, megis data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol, neu wybodaeth am iechyd neu gyfeiriadedd rhywiol.

Byddwn yn prosesu’r categorïau arbennig hyn o ddata mewn modd sy’n diogelu eich hawliau a’ch buddiannau sylfaenol, a dyma ein seiliau cyfreithiol dros wneud hyn:

Rhwymedigaeth Gyfreithiol – Yn benodol, sicrhau bod pawb yn cael gwasanaeth teg ac anwahaniaethol gennym; a

Buddiannau Dilys – Pan fydd Hafan Cymru yn ystyried ei bod yn angenrheidiol prosesu’r wybodaeth hon er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol. Mae hyn yn caniatáu i ni rannu gwybodaeth â’n cynghorwyr cyfreithiol a’n hyswirwyr.

Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol; er enghraifft, pe byddem yn gofyn i ymgynghorydd ddefnyddio eich gwybodaeth ar gyfer adroddiad. Os byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddiben penodol, gallwch dynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg. Bydd unrhyw ddefnydd o’ch gwybodaeth cyn i chi dynnu eich caniatâd yn ôl yn parhau i fod yn ddilys.

Gyda phwy yr ydym yn rhannu eich gwybodaeth?

Rydym, fel mater o drefn, yn rhannu gwybodaeth cleientiaid, defnyddwyr gwasanaethau a thenantiaid ag:

  • Asiantaethau sydd hefyd yn gweithredu ar eich rhan, megis Cymorth i Fenywod
  • Awdurdodau lleol, megis timau Budd-dal Tai a Chefnogi Pobl
  • Gwasanaethau lles plant
  • Byrddau arholi, er enghraifft pan fyddwch chi’n dilyn hyfforddiant tra ydych yn cael cymorth gennym.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?  

Byddwn yn cadw cofnod o fwyafrif eich gwybodaeth bersonol am 7 mlynedd. Fodd bynnag, o dan rai amgylchiadau, efallai y byddwn yn cadw gwybodaeth am gyfnod hwy. Dim ond pe byddai gennym reswm da dros wneud hynny y byddem yn cadw eich gwybodaeth am gyfnod hwy, a dim ond pe byddai gennym hawl i wneud hynny o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Pa benderfyniadau y gallwch eu gwneud am eich gwybodaeth?

O 25 Mai 2018 ymlaen byddwch yn gallu gwneud gwahanol benderfyniadau am eich gwybodaeth. Mae rhai o’r rhain yn hawliau newydd, tra bo rhai eraill yn adeiladu ar sail eich hawliau presennol. Dyma eich hawliau:

  • Os yw gwybodaeth yn anghywir, gallwch ofyn i ni ei chywiro.
  • Gallwch ofyn pa wybodaeth sydd gennym amdanoch, a chael copi ohoni. Byddwn hefyd yn rhoi gwybodaeth ychwanegol i chi, megis pam yr ydym yn defnyddio’r wybodaeth hon amdanoch, o ble y daeth a pha fathau o bobl yr ydym wedi anfon yr wybodaeth atynt.
  • Gallwch ofyn i ni ddileu’r wybodaeth sydd gennym amdanoch o dan rai amgylchiadau. Er enghraifft, pan nad oes arnom angen yr wybodaeth mwyach;
  • Gallwch ofyn i ni anfon rhai mathau o wybodaeth amdanoch atoch chi neu at sefydliad arall ar ffurf y gellir ei darllen gan gyfrifiadur
  • Gall ein defnydd o wybodaeth amdanoch fod wedi’i chyfyngu mewn rhai achosion. Er enghraifft, os byddwch yn dweud wrthym nad yw’r wybodaeth yn gywir, dim ond at ddibenion cyfyngedig y gallwn ei defnyddio tra byddwn yn gwirio ei chywirdeb.
  • Pan fo’r gwaith o brosesu eich data yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych yr hawl i dynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg.

Os oes gennych unrhyw bryderon am y modd y mae Hafan Cymru yn casglu neu’n defnyddio eich data personol, gallwch godi’r mater gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Gellir cysylltu â’r Comisiynydd trwy ffonio 0303 123 1113 o ddydd Llun i ddydd Gwener, 9.00 a.m.-5.00 p.m., neu trwy fynd i https://ico.org.uk

Rhannwch ar gyfryngau cymdeithasol: